Nieuw wetsvoorstel moet volledig digitale Algemene Vergadering mogelijk maken
Hoewel digitaal vergaderen via Zoom, Teams of andere software de afgelopen jaren steeds meer de norm is geworden, is het voor algemene vergaderingen van rechtspersonen nog steeds niet mogelijk om volledig digitaal te vergaderen. Een nieuw wetsvoorstel van minister Weerwind (rechtsbescherming) moet daar verandering in brengen.
Momenteel is digitaal vergaderen voor rechtspersonen, inclusief het stemmen, mogelijk via de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid. Deze spoedwet is onlangs verlengt tot 1 februari 2023. Ook stemmingen bij deze digitale vergaderingen zijn rechtsgeldig. De nieuwe wet moet het permanent mogelijk maken om volledig digitaal te vergaderen.
De verplichting tot een fysieke locatie voor een algemene vergadering ligt op dit moment vast in verschillende artikelen van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Hierin staat ook de andere wetgeving omtrent algemene vergaderingen van rechtspersonen vastgelegd. Het wetsvoorstel brengt hierin verschillende wijzigingen aan. Deze moeten niet alleen het digitaal vergaderen mogelijk maken, maar ook digitale uitnodigingen voor deze vergaderingen.
In het wetsvoorstel zijn wel een aantal voorwaarden opgenomen. De digitale vergadering moet zo veel mogelijk een afspiegeling vormen van een fysieke vergadering. Ook moet er een garantie zijn dat digitale deelnemers aan de vergadering volwaardig kunnen meedoen, met beeld én geluid, en dat ze het woord kunnen voeren. Ook moet de algemene leden- of aandeelhoudersvergadering van te voren instemmen met een digitale vergadering.
De nieuwe Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen zit momenteel in de consultatiefase. Deze loopt tot 6 februari 2023. Het is bij consultatie ook mogelijk voor burgers om te reageren op deze wet.